Polityka prywatności Keelra Go
Wersja z dnia
Ta polityka opisuje dane, które przetwarza Keelra Go: na stronie go.keelra.com, przy płatności, na koncie i w podłączonej skrzynce Gmail. Dla każdej kategorii podajemy cel, podstawę prawną, odbiorców i okres przechowywania.
Spis treści
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem danych osobowych w usłudze Keelra Go (go.keelra.com) jest MFPM Intelligence sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Nowy Świat 60/22, 00-357 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001236093 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy KRS), NIP 5253086543, REGON 544536268 („Keelra”, „my”).
W sprawach danych osobowych napisz na hello@keelra.com.
Nasza rola zależy od rodzaju danych:
- Jesteśmy administratorem danych Twojego konta, płatności, odpowiedzi z quizu, listy oczekujących oraz logów technicznych i bezpieczeństwa.
- Jesteśmy podmiotem przetwarzającym wobec treści Twojej poczty, danych osób, z którymi korespondujesz, pamięci kontaktów z notatkami i Spraw. Przetwarzamy je w Twoim imieniu i wyłącznie po to, żeby świadczyć Ci usługę. Zasady tego powierzenia opisuje Regulamin Keelra Go: https://go.keelra.com/regulamin/
Jeśli korzystasz z Keelra Go prywatnie, jako konsument, zasady są te same: treść poczty przetwarzamy tylko na Twoje polecenie i tylko do świadczenia usługi.
2. Kogo dotyczy ta polityka
Polityka dotyczy:
- użytkowników, czyli osób, które mają konto w Keelra Go;
- odwiedzających stronę go.keelra.com, w tym osób, które rozwiązują quiz albo zapisują się na listę oczekujących;
- osób trzecich, których dane są w korespondencji użytkownika: nadawców i adresatów maili oraz osób w pamięci kontaktów użytkownika. Wobec tych danych działamy jako podmiot przetwarzający, na polecenie użytkownika (sekcja 1).
3. Jakie dane przetwarzamy
| Kategoria | Co dokładnie | Skąd |
|---|---|---|
| Dane konta | adres e-mail i rodzaj poczty; hasło, które ustawiasz z linku powitalnego (przechowuje je wyłącznie WorkOS, nasz dostawca logowania); adres Twojej przestrzeni w domenie keelra.com, utworzony z adresu e-mail; plik cookies sesji logowania | od Ciebie, przy zakupie i przy ustawianiu hasła |
| Dane płatnicze | u nas: identyfikator klienta i subskrypcji w Stripe, status subskrypcji (okres próbny, aktywna, zawieszona), data końca okresu próbnego, zdarzenia płatności. W Stripe: dane karty, dane do faktury (nazwa, adres, NIP, jeśli go podasz) i zgoda na obciążenie po okresie próbnym. Numer karty widzi tylko Stripe. | od Ciebie, przez formularz płatności Stripe |
| Treść poczty | wiadomości i wątki z podłączonej skrzynki Gmail albo Google Workspace, w tym dane nadawców i adresatów | z Twojej skrzynki, przez Gmail API |
| Wyniki segregacji i szkice odpowiedzi | decyzja segregacji albo szkic odpowiedzi razem z tematem, nadawcą i fragmentem treści wiadomości (do 4000 znaków); Twoja decyzja: zatwierdzenie, edycja albo odrzucenie | wytwarzane w usłudze |
| Pamięć kontaktów | nazwa i adres e-mail osoby, z którą korespondujesz; jej profil (streszczenie z historii maili); Twoja ocena relacji (jedna z trzech); Twoje notatki | z Twojej poczty i od Ciebie |
| Sprawy | temat, nadawca lub adresat i data wiadomości; tytuł sprawy, termin i cytat z maila (do 60 znaków); identyfikatory wiadomości | z Twojej poczty, wytwarzane w usłudze |
| Quiz i lista oczekujących | odpowiedzi z quizu i wynik, rodzaj poczty, adres e-mail, zgoda. Zgłoszenie trafia mailem na hello@keelra.com i jako powiadomienie na nasz wewnętrzny kanał w Slacku. W bazie aplikacji go nie zapisujemy. | od Ciebie, na stronie go.keelra.com |
| Dane techniczne | adres IP i nagłówki żądań w logach serwera i strony; adres IP i adres e-mail do limitów zgłoszeń i rejestracji (okna 10-minutowe, tylko w pamięci serwera); zdarzenia logowania w WorkOS; zdarzenia płatności w Stripe, który sam ocenia ryzyko oszustwa; dziennik zdarzeń w aplikacji, np. użycie „Zapomnij tę osobę”; ewidencja kosztów modelu (liczba tokenów, koszt, nazwa modelu, funkcja) bez treści maili | automatycznie |
Znaczniki zamiast identyfikatorów. Zanim tekst trafi do modelu językowego, zamieniamy na znaczniki adresy e-mail, numery IBAN, numery kart płatniczych, numery PESEL, numery telefonów w formacie międzynarodowym i ciągi co najmniej 8 cyfr, np. numery rachunków. Po odpowiedzi modelu znaczniki wracają do oryginału po naszej stronie. Imiona, nazwiska i treść zdań trafiają do modelu bez zmian.
4. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Świadczenie usługi: konto i logowanie, segregacja poczty, szkice odpowiedzi, pamięć kontaktów, Sprawy | art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy |
| Płatności, faktury i księgowość | art. 6 ust. 1 lit. b i c – umowa oraz obowiązki z przepisów podatkowych i rachunkowych |
| Maile o usłudze: powitalny z linkiem do ustawienia hasła, maile w okresie próbnym, przypomnienie 3 dni przed pierwszą płatnością, informacje o płatnościach | art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy |
| Lista oczekujących i mail o starcie usługi | art. 6 ust. 1 lit. a – Twoja zgoda, którą wycofujesz w każdej chwili |
| Cookies analityczne i afiliacyjne na stronie go.keelra.com | art. 6 ust. 1 lit. a – Twoja zgoda; zgody wymagają też przepisy o komunikacji elektronicznej |
| Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom, np. wielokrotnym okresom próbnym | art. 6 ust. 1 lit. f – nasz prawnie uzasadniony interes |
| Dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi | art. 6 ust. 1 lit. f – nasz prawnie uzasadniony interes |
| Treść poczty, pamięć kontaktów, Sprawy i dane osób trzecich z Twojej korespondencji | przetwarzamy je jako podmiot przetwarzający, na Twoje polecenie (art. 28 RODO); podstawę prawną ma użytkownik jako administrator |
5. Dane z Twojej skrzynki Gmail (Google API)
Keelra Go łączy się z Twoją skrzynką tylko po Twojej zgodzie na ekranie Google i tylko w zakresie, który Google tam wyświetla. Prosimy o cztery uprawnienia:
- czytanie wiadomości, żeby je posegregować, przygotować szkice odpowiedzi, zbudować pamięć kontaktów i Sprawy;
- dodawanie etykiet „Keelra/…” w Gmailu, po Twoim zatwierdzeniu;
- wysyłkę odpowiedzi, którą zatwierdzisz;
- adres e-mail konta, żeby wiedzieć, która skrzynka jest podłączona.
Podłączyć możesz jedną skrzynkę: konto Google z adresem podanym przy zakupie. Każda odpowiedź wychodzi dopiero po Twoim zatwierdzeniu.
Treść maili czytamy z Gmaila wtedy, gdy potrzebuje jej funkcja. Kopii całej skrzynki nie robimy. W naszej bazie zostają wyniki segregacji i szkice z fragmentem wiadomości do 4000 znaków, żeby dało się ocenić decyzję bez otwierania Gmaila. Do tego pamięć kontaktów i Sprawy (sekcje 6 i 7).
Zasady Google (Limited Use). Korzystanie przez Keelra Go z informacji otrzymanych z Google API i ich przekazywanie do innych aplikacji jest zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use. W szczególności:
- danych z Gmaila nie używamy do reklam, także dopasowanych, i ich nie sprzedajemy;
- przekazujemy je dalej tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do działania funkcji, o którą prosisz (np. przetworzenia tekstu przez model językowy, sekcja 8), do zapewnienia bezpieczeństwa, do spełnienia wymogów prawa albo przy połączeniu lub przejęciu firmy;
- nikt z zespołu Keelry nie czyta Twoich maili, chyba że wyrazisz na to wyraźną zgodę dla konkretnych wiadomości, wymaga tego bezpieczeństwo (np. badanie nadużycia) albo prawo;
- danych z Gmaila nie używamy do trenowania ogólnych modeli sztucznej inteligencji.
Oryginalne brzmienie oświadczenia, którego wymaga Google:
Keelra Go's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Dostęp Keelra Go do konta Google cofniesz w każdej chwili na stronie https://myaccount.google.com/permissions albo odłączając skrzynkę w aplikacji.
6. Pamięć kontaktów i notatki
Keelra Go buduje profil każdej osoby, z którą korespondujesz. Profil to streszczenie historii maili z nią: kim jest dla Ciebie, tematy, otwarte sprawy, zobowiązania, sposób pisania. Streszczenie przygotowuje model językowy.
Profil powstaje dopiero przy pierwszym szkicu odpowiedzi do tej osoby. Odświeżamy go, gdy ma ponad 7 dni, albo na Twoje żądanie. Model dostaje do 25 wiadomości z historii, do 4000 znaków każda, łącznie do 60 000 znaków. Konta automatyczne (np. no-reply) profilu nie dostają.
Każdej osobie możesz dać jedną z trzech ocen relacji i dopisać notatkę do 4000 znaków. Ocena zmienia tylko ton szkicu i nie pojawia się w jego treści. Notatka jest prywatnym tłem dla szkicu. Jeśli fragment notatki pojawi się w szkicu, kod odrzuca taki szkic, a odpowiedź piszesz samodzielnie.
Profile, oceny i notatki widzisz tylko Ty. Nie pokazujemy ich innym użytkownikom ani osobom, których dotyczą.
Pamięć kontaktów tworzymy i przechowujemy w Twoim imieniu, jako podmiot przetwarzający. Ty decydujesz, co zapisujesz w notatkach i kiedy usuwasz dane. Przycisk „Zapomnij tę osobę” kasuje profil, ocenę i notatki wybranej osoby. Usunięcie konta kasuje całą pamięć kontaktów.
W pamięci kontaktów są dane osób trzecich. Nie zapisuj w notatkach danych szczególnie wrażliwych, np. o zdrowiu, poglądach czy wyznaniu.
7. Sprawy
Zakładka Sprawy zbiera z Twojej poczty trzy listy:
- Wymaga uwagi: maile do odpowiedzi, które wciąż czekają na Twoją odpowiedź. Tę listę układamy bez modelu językowego.
- Zbliżające się terminy: model językowy czyta temat, nadawcę, datę i pierwsze 600 znaków treści, najwyżej 40 nowych wiadomości naraz. Zapisujemy tytuł sprawy (do 120 znaków), datę, rodzaj terminu (podany w mailu albo wywnioskowany) i cytat z maila do 60 znaków.
- Czekam na odpowiedź: wątki z ostatnich 30 dni, w których ostatni mail jest od Ciebie i minęły 72 godziny. Ta lista też powstaje bez modelu.
Termin znika z listy 14 dni po tym, jak minie. Sprawy nie trafiają do kalendarza ani do treści odpowiedzi. Każdą sprawę możesz oznaczyć jako „Nie dotyczy”. Sprawy przechowujemy w Twoim imieniu, jako podmiot przetwarzający.
8. Komu przekazujemy dane
Dane przekazujemy dostawcom, którzy pomagają nam świadczyć usługę, w zakresie potrzebnym do ich zadania. Dostawcy przetwarzający dane w naszym imieniu robią to na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.
| Dostawca | Do czego | Gdzie | Zabezpieczenie przekazania |
|---|---|---|---|
| OVH (OVHcloud) | serwer aplikacji i baza danych | Polska (Warszawa), UE | nie dotyczy (UE) |
| Cloudflare | DNS domeny keelra.com; magazyn R2 na kopie zapasowe bazy, które szyfrujemy na naszym serwerze przed wysłaniem | magazyn w jurysdykcji UE, dostawca z USA | standardowe klauzule umowne |
| Anthropic PBC (modele Claude) | model językowy: segregacja, szkice odpowiedzi, profile kontaktów, terminy w Sprawach | USA (routing globalny) | standardowe klauzule umowne; Anthropic nie trenuje modeli na tych danych |
| Stripe | płatności, subskrypcje, faktury i podatek VAT (Stripe Tax) | UE i USA | standardowe klauzule umowne |
| Postmark (ActiveCampaign) | wysyłka maili o usłudze z adresu hello@keelra.com | USA | standardowe klauzule umowne |
| WorkOS | logowanie do konta: adres e-mail, hasło, zdarzenia logowania | USA | standardowe klauzule umowne |
| Vercel | hosting strony go.keelra.com, zbiorcza analityka bez cookies | USA | standardowe klauzule umowne |
| Google Ireland Limited (Google Tag Manager) | tagi analityczne na stronie, tylko po Twojej zgodzie | Irlandia, dalej USA | standardowe klauzule umowne |
| TradeTracker | plik cookies afiliacyjny na stronie, tylko po Twojej zgodzie | UE | nie dotyczy (UE) |
| Slack | powiadomienie na nasz wewnętrzny kanał o zgłoszeniu z quizu i z listy oczekujących (adres e-mail i odpowiedzi z quizu) | USA | standardowe klauzule umowne |
| Google (Gmail API) | dostęp do Twojej skrzynki na Twoje polecenie; Google jest Twoim dostawcą poczty | według zasad Google | nie dotyczy |
Model językowy. Tekst maili przetwarza Anthropic, wyłącznie po to, żeby przygotować wyniki dla Ciebie. Anthropic nie trenuje modeli na tych danych. Identyfikatory zamieniamy wcześniej na znaczniki (sekcja 3).
Organom władzy publicznej przekazujemy dane, gdy wymaga tego prawo.
9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Poza EOG dane przetwarzają: Anthropic (USA, routing globalny), Postmark, WorkOS, Vercel i Slack (USA), Stripe (UE i USA) oraz Google Tag Manager po Twojej zgodzie (Irlandia, dalej USA). Cloudflare trzyma kopie zapasowe w magazynie w jurysdykcji UE, ale jest firmą z USA.
Przekazanie opiera się na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO). Po kopię tych zabezpieczeń napisz na hello@keelra.com.
10. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres |
|---|---|
| Dane konta, pamięć kontaktów, Sprawy, wyniki segregacji i szkice odpowiedzi | przez czas trwania konta; po żądaniu usunięcia konta usuwamy je w ciągu 30 dni |
| Konto zawieszone po końcu subskrypcji | usuwamy po 12 miesiącach od zakończenia subskrypcji albo wcześniej, jeśli o to poprosisz |
| Dziennik zdarzeń w aplikacji i ewidencja kosztów modelu | przez czas trwania konta; usuwamy je razem z kontem |
| Kopie zapasowe bazy danych | 30 dni, potem kopia jest kasowana |
| Dane do faktur i rozliczeń | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Lista oczekujących | do wysłania maila o starcie usługi albo do wycofania zgody |
| Logi naszego serwera | nadpisywane rotacyjnie po przekroczeniu limitu rozmiaru |
| Twój wybór w banerze cookies | 12 miesięcy w Twojej przeglądarce |
Konto usuwasz przyciskiem „Usuń konto i dane” na dole Ustawień (potwierdzenie słowem USUŃ) albo mailem z adresu właściciela na hello@keelra.com. Subskrypcja zostaje anulowana od razu, Gmail odłączony, a projekty odpowiedzi, Sprawy, pamięć kontaktów i oczekujące zatwierdzenia skasowane w tej samej chwili. Samo konto, adres logowania i dziennik zdarzeń usuwamy najpóźniej w 30 dni. Dane do faktur zostają przez okres z tabeli także po usunięciu konta. Usunięte dane zostają w kopiach zapasowych najwyżej 30 dni, do skasowania ostatniej kopii, która je zawiera.
11. Twoje prawa
Masz prawo do dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę wycofujesz w dowolnym momencie; przetwarzanie sprzed wycofania pozostaje zgodne z prawem.
Żeby skorzystać z praw, napisz na hello@keelra.com. Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Jeśli jesteś osobą trzecią, a Twoje dane są w korespondencji naszego użytkownika, ich administratorem jest użytkownik. My przetwarzamy je w jego imieniu. Napisz na hello@keelra.com: przekażemy Twoje żądanie użytkownikowi i pomożemy mu je wykonać.
12. Bezpieczeństwo
- Połączenia z serwisem szyfruje TLS.
- Token dostępu do Gmaila szyfrujemy (AES-256-GCM) i trzymamy na serwerze, nigdy w przeglądarce.
- Kopie zapasowe bazy robimy codziennie. Szyfrujemy je na naszym serwerze, zanim trafią do magazynu, i kasujemy po 30 dniach.
- Dane każdego konta są odizolowane od innych kont na poziomie bazy danych (Row Level Security).
- Identyfikatory zamieniamy na znaczniki, zanim tekst trafi do modelu (sekcja 3).
- Ewidencja kosztów modelu zapisuje liczbę tokenów, koszt i nazwę modelu, bez treści maili.
- Dziennik zdarzeń zapisuje działania w aplikacji, np. użycie „Zapomnij tę osobę”.
- Dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby, w zakresie potrzebnym do działania usługi.
13. Sztuczna inteligencja i decyzje
Keelra Go używa modelu językowego Claude (Anthropic) do segregacji wiadomości, szkiców odpowiedzi, profili w pamięci kontaktów i wyłapywania terminów do Spraw. Każdy wynik jest propozycją: o tym, co wychodzi z Twojej skrzynki, decydujesz Ty. Model nie wysyła maili i nie tworzy wydarzeń w kalendarzu.
Treść maili model dostaje jako dane niezaufane, z zakazem wykonywania poleceń zapisanych w mailach.
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne. Ocena relacji zmienia tylko ton szkicu. Terminy wywnioskowane przez model oznaczamy inaczej niż podane wprost w mailu, bo mogą być błędne.
15. Zmiany i kontakt
O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy Cię z wyprzedzeniem, mailem albo w aplikacji. Aktualna wersja jest zawsze pod adresem https://go.keelra.com/prywatnosc/
Zasady powierzenia przetwarzania danych są w Regulaminie Keelra Go: https://go.keelra.com/regulamin/
Kontakt: hello@keelra.com, MFPM Intelligence sp. z o.o., ul. Nowy Świat 60/22, 00-357 Warszawa.